Версия для слабовидящих: Вкл Выкл Изображения: Вкл Выкл Размер шрифта: A A A Цветовая схема: A A A A

РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ВЫПУСКНИКОВ СУРГПУ

Дубкова О.А.

Сургутский государственный педагогический университет, г. Сургут

В современном обществе, в век компьютеризации информация стала важнейшим ресурсом. Любой человек ежедневно имеет дело с различными документами и информацией. Использование новейших информационных технологий оказывает непосредственное влияние на многие сферы жизни современного общества. Роль информации особенно велика в процессе управления, на всех его уровнях [2, с. 65].

Использование современных средств автоматизации является одним из приоритетных направлений повышения эффективности управления, что четко определяет суть использования современных компьютерных технологий (как технического, так и программного обеспечения).

Документы в бумажном виде сопровождают человека на протяжении всей его жизни. Чтобы облегчить работу с бумажными документами, которые имеют свойство приходить в несоответствующий вид, создаются электронные архивы.

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного уч­реждения и его общественных организаций. С учетом этого рассматриваются в основном функции и работа такого архива.

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени [1].  Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов.

Электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современной организации. С каждым годом в различных организациях, а также вузах все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.

Обратимся к опыту использования автоматизированных информационных систем в Сургутском государственном педагогическом университете. В СурГПУ используется автоматизированная система «Эврика» [3].

 Данная система управления ВУЗом предназначена для управления учебным процессом государственного или негосударственного учебного заведения. Работа в системе не требует специальной подготовки, что позволяет сократить непроизводительные затраты рабочего времени, повысить исполнительную дисциплину, сократить количество несоответствий в документах.

В АИС предусмотрено автоматическое создание уникальных идентификаторов для каждого объекта, также реализован быстрый доступ к ним по их идентификаторам. На стандартных печатных  формах, генерируемых АИС, присутствует штрих-код, содержащий этот идентификатор. Кроме того возможна печать дополнительных штрих-кодов для таких объектов как «Студент» и «Абитуриент».

В АИС «Эврика» прослеживается деятельность по внесению студентов-выпускников и выдачи им справок об обучении по требованию студента.

В связи с тем, что архив учебного отдела не позволяет хранить все личные дела студентов  и поступлением запросов от работодателей о подтверждении выдачи дипломов, возникла необходимость создания справки на студентов и электронного архива выпускников с 1998 года.

Прежде чем вести разработки над созданием справки для студента-выпускника была проведена следующая работа:

- специалистом учебного отдела внесены данные о студенте (ФИО, дата рождения, специальность, срок обучения, полученная квалификация и данные о выданном дипломе: серия, номер и дата выдачи).

Затем специалистами центра информатизации вуза студенты приказом были внесены в АИС «Эврика». Дальше началась работа над созданием справки для студента-выпускника, в которой отображались бы самые нужные сведения, необходимые для ответа на запросы работодателей.

Справки формируются из карточки студента.

Работа над созданием справки осуществляется в несколько этапов:

1. Для начала в журнале регистрации выдаваемых справок присваивается регистрационный номер.

2. Осуществляем вход в систему «Эврика», используя имя пользователя и пароль.

3. Из главного меню выбираем вкладку «Студенты»

4. Затем из списка студентов в фильтре указываем ФИО и заходим в карточку студента

5. В нижнем меню нажимаем кнопку «Справки»

6. Создать новую запись.

7. Выбрать тип справки из справочника, выбрать нужную цепочку согласования и нажать кнопку «сохранить». После этого будет создан и отображен список параметров.

8. Заполнить доступные реквизиты и параметры (набор реквизитов и параметров зависит от типа справки и формируется на основе необходимости исходных данных для печати справки). Редактирование параметров производится по двойному щелчку мыши на нужном параметре и изменением его значения.

9. Сохранить справку нажатием кнопки «Сохранить».

10. Переместить справку в состояние «Распечатана» (при этом производится формирование справки и дается возможность вывода ее на принтер).

11. После всех проведенных операций – ИТОГ – распечатывается справка на подпись руководителю.

В результате проведенной работы над созданием архива выпускников и возможностью печати справки об обучении можно сделать следующие выводы:

- с помощью электронного архива легко найти в АИС студента, обучавшегося в нашем вузе;

- любой специалист легко создаст справку об обучении с любого компьютера (при наличии своего пароля);

- в справке указываются необходимые данные, запрашиваемые работодателями.

Следовательно, со временем данная система должна оправдать вложенные средства и внести свои коррективы в работу секретарей и специалистов, работающих непосредственно со студентами вуза (как обучающихся, так и обучавшихся).

Применение современных информационных технологий позволит повысить эффективность работы специалистов в отделе.

Можно приводить еще множество примеров возможностей использования новых автоматизированных технологий в архивном деле. Необходимость разворачивания работы в этом направлении очевидна и актуальна, так как информатизация архивного дела способствует развитию рациональной системы формирования, обеспечению сохранности, всестороннему использованию Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Список использованных источников: 

1. Федеральный закон от 27 .07.2006  № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 06.04.2011) [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс – надежная правовая поддержка. – М. : КонсультантПлюс, 2012. - Режим доступа на 11.01.2012:  http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=112747, ограниченный. – Загл. с экрана.

2. Гололобов, Е.И. Зоткин, Р.А. Журнал «Делопроизводство» №3. Управленческий документ в условиях использования систем электронного документооборота. Опыт Сургутского государственного педагогического университета. [Статья]. – 2013. – 120 с.

3. Автоматизированная информационная система управления вузом (АИС СурГПУ). Руководство пользователя. Сургут, 2008.